如何将excel中的公式转换为数值?
从工作的第一天起,我就经历了惨痛的教训:
在向某人发送报告(Excel 格式)之前,我们需要将公式转换为值。它只是意味着用结果值替换公式。试想一下,当您向某人发送报告时,他们不关心公式,而是关心值,然后返回一个公式。
让我告诉你一些有趣的方法来做到这一点,但在此之前。
为什么应该将公式转换为值
以下是您应该用结果值替换公式的一些原因。
- 如果您要向没有源数据的人发送报表,最好将所有公式转换为静态值。
- 有些函数是不稳定的,当您更新电子表格时,它们的值将被重新计算。
- 防止最终用户更改计算。
- 静态值很容易编辑,任何人都可以轻松复制和粘贴它们。
- 您不想让最终用户对复杂的公式感到困惑。
- 或者您只是不想显示公式。
快速提示:这是有助于提高基本 Excel 技能的Excel 技巧之一
1. 使用简单的键盘快捷键粘贴值
从速度和易用性来说,快捷键是最好的,而要将公式转化为数值,最简单的方法就是使用快捷键。
您需要做的就是:
- 选择包含公式的单元格区域。
- 按 Ctrl + C 复制单元格。
- 然后,Alt + ES V。
使用此热键,所有公式都将替换为其静态结果值。
注意:如果不想丢失原来的公式,需要创建一个备份文件。
2. 使用选择性粘贴转换为值
如果您不喜欢使用快捷键,可以简单地使用粘贴特殊选项来替换它。
- 首先,选择日期范围或整个列。
- 然后右键单击并复制它。
- 转到“主页”选项卡 ➜ 剪贴板 ➜ 粘贴 ➜ 选择性粘贴。
- 或者,您也可以右键单击并转到选择性粘贴 -> 值。
此方法的工作原理类似于热键方法,将所有公式替换为其静态结果值。
3. 使用上下文菜单
而如果你不想使用特殊的粘贴,你可以使用右键拖放的方法来进行这种转换。
- 首先,选择包含公式的单元格范围。
- 现在右键单击选区的边缘。
- 按住右键,将范围拖动到右侧,立即将其带回到原始位置并将其放下。
- 在这里您将获得选项菜单。
- 从此选项菜单中,选择“仅在此处复制值”。
这将立即将这些单元格中的所有公式转换为静态结果值。
4.使用VBA代码将公式转换为值
如果您想自动将所有公式转换为文本或数值,可以使用 VBA。在这里,我提到了一个简单的 VBA 代码,您只需选择单元格范围并运行该宏。
Sub ConvertToValues() Dim MyRange As Range Dim MyCell As Range Select Case MsgBox("You Can't Undo This Action. " & _ "Save Workbook First?", _ vbYesNoCancel, "Alert") Case Is = vbYes ThisWorkbook.Save Case Is = vbCancel Exit Sub End Select Set MyRange = Selection For Each MyCell In MyRange If MyCell.HasFormula Then MyCell.Formula = MyCell.Value End If Next MyCell End Sub
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5.转换为公式内的值
让我们换个方式思考。您有一个复杂的公式,它是两个或三个函数的组合。这里有一个很长的公式来清理文本值,然后将其转换为正确的大小写。
现在,如果您想将两个替换函数的结果转换为静态文本值,请执行以下步骤。
- 使用 F2编辑公式。
- 仅选择需要转换为静态值的公式部分。
- 按 F9。
现在,您只需将一个文本值转换为适当的文本大小写。
6.使用Power Query获取公式结果值
有时,您可能需要在单独的单元格中获取公式的结果值,而不仅仅是转换它们。在这种情况下,您可以使用强力查询。
在将其发送给客户之前,您需要将其转换为值。但问题是,您不想丢失所有公式。以下是使用 Power 查询从公式中获取值的简单步骤。
- 选择表并导航到数据选项卡 ➜ 获取和转换 ➜ 从表。
- 这将在 Power Query 编辑器中打开您的表。
- 从那里,只需单击“关闭并加载”。
- 现在,power query 会将一个新表插入到一个新工作表中,其中包含价格值而不是公式。
最好的部分是,当您更改公式表时,您只需刷新幂查询表即可。使用这种方法,您不需要每次都复制和粘贴数据。
结论
有时,使用复杂且大型的公式会增加工作簿的大小。所以最好在与他人分享之前将它们转换为绝对值。
我们上面讨论的所有方法都可以在不同情况下为您提供帮助。如果你问我,我最喜欢的是键盘快捷键,但有时我也喜欢使用 PowerQuery。
我希望您觉得这个技巧很有用,但现在告诉我一件事。
你最喜欢什么?您还有其他方法将公式转换为值吗?
请在评论部分与我分享,我很乐意听取您的意见,并且不要忘记与您的朋友分享此技巧,我相信他们会很感激。
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